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Rotinas administrativas: veja 4 dicas para gerenciar melhor o seu negócio!

Independentemente do porte e do segmento de atuação da empresa, as rotinas administrativas são uma realidade indispensável e, no caso dessas organizações, essas rotinas conferem padronização a uma série de atividades. Mas, para que sejam realmente eficazes, certos procedimentos precisam de sincronia.

Ficou curioso para saber quais são as tarefas de uma rotina administrativa e como otimizá-la? Acompanhe nossas 4 dicas e saiba como aperfeiçoar o gerenciamento do seu negócio!

O que são rotinas administrativas?

As rotinas administrativas englobam todos os procedimentos efetuados pelos administradores de um negócio. Algumas tarefas ligadas ao planejamento e à supervisão são um bom exemplo, mas, confira a seguir as principais tarefas:

  • controle de entradas;
  • controle de contas a pagar;
  • conciliação bancária;
  • controle do fluxo de caixa;
  • revisão de estoque;
  • cobranças de dívidas de clientes;
  • controle da folha de pagamento.

Todas essas atividades são realizadas com frequência e são diretamente responsáveis por manter a empresa em movimento. Embora a rotina administrativa possa variar de uma empresa para outra, alguns procedimentos são comuns a todas, como o controle do fluxo de caixa e o pagamento de salários, por exemplo.

Como otimizar a rotina administrativa?

1. Faça um bom planejamento

A primeira coisa a se fazer é elaborar um planejamento dos processos que precisam ser executados. Esse planejamento visa facilitar a padronização do sistema e, além disso, a existência de um plano ajuda o gestor a se orientar quanto à sequência de atividades necessárias. Por consequência, a quantidade de erros tende a diminuir ou desaparecer.

2. Invista em tecnologias

Como costuma acontecer, a tecnologia é uma constante aliada das empresas. Quando bem empregada, a adição tecnológica agrega rapidez e eficiência aos procedimentos. Outra grande vantagem é o ganho com a precisão dos processos, que ficam menos sujeitos a erros humanos.

É importante frisar que investir na adoção da tecnologia não significa apagar o fator humano do processo. Na verdade, todo colaborador bem amparado por um sistema moderno e tecnológico fica propenso a trabalhar melhor e mais disposto. Logo, a empresa só tem a ganhar com essa modernização.

3. Saiba delegar funções

A dificuldade em delegar funções pode se transformar em um obstáculo para o desenvolvimento da empresa. Isso se deve a uma razão óbvia: é humanamente impossível controlar muitas tarefas sozinho.

O excesso de trabalho nas mãos de uma ou de poucas pessoas é extremamente prejudicial à qualidade dos procedimentos de uma rotina administrativa. Diante disso, o melhor a se fazer é selecionar os melhores perfis para cada tipo de tarefa.

4. Estabeleça prioridades para cada atividade a ser feita

Finalmente, é imprescindível estabelecer prioridades e aqui é bom deixar claro que elas costumam variar de acordo com a empresa. Todas as tarefas elencadas na rotina administrativa são relevantes e precisam ser concluídas. No entanto, a ordem na qual isso acontecerá dependerá dessa priorização. Isso é fundamental para que os processos fiquem bem organizados.

Como você pode notar, as rotinas administrativas são essenciais para que uma empresa consiga organizar as atividades burocráticas mais importantes. Como são inadiáveis, esses processos precisam seguir um esquema bem desenvolvido e alinhado aos objetivos do negócio.

Agora que você já sabe como otimizar a rotina administrativa da sua empresa, confira como otimizar o controle de contas a pagar e a receber e descubra tudo sobre o assunto!

Sobre o autor

Marcella Renaux

É Inside Sales na Cont360. Formada em Administração de Empresas e Pós-graduada em Gestão de Negócios pela FGV, Marcella é especialista em construir as melhores soluções para os desafios apresentados pelos nossos clientes e que satisfaçam as suas necessidades.

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