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Por que o controle da folha de pagamento é tão importante?

Não é de hoje que a folha de pagamento causa grande impacto no orçamento corporativo. Por essa razão, existe a necessidade de um completo entendimento sobre o assunto. No entanto, você sabe como realizar o controle de folha de pagamento?

Compreender esse processo, além de garantir a saúde financeira empresarial, permite o alinhamento às obrigações trabalhistas, evitando, assim, problemas futuros. Todavia, caso ocorra algum imprevisto, sua empresa estará amparada para lidar com a situação.

Quer saber mais sobre como realizar o controle de folha de pagamento e como ele afeta sua empresa?

Conheça sua folha de pagamento

A responsável por realizar os cálculos e provisões das despesas com pessoal é a contabilidade, que analisa os registros de hora e verifica se os cargos e salários estão alinhados com a legislação trabalhista.

Contudo, é de suma importância que o empreendedor conheça grande parte dos processos trabalhistas, para, assim, saber organizar estrategicamente sua gestão.

Com essas informações, é possível criar um plano de cargos e salários conforme a necessidade do seu negócio, alinhando as remunerações com as funções, mas preservando a saúde financeira da sua organização.

Compreender todas essas etapas permite ter uma gestão eficaz da folha de pagamento, além de proporcionar uma rápida identificação de alguns problemas. Muitas vezes, a falta de colaboradores ou a alocação equivocada de pessoal em setores que necessitem de um conhecimento mais específico da função podem trazer problemas de produtividade — isso tudo interfere consideravelmente na rentabilidade corporativa e, consequentemente, na lucratividade.

Priorize uma conta bancária

Ter uma conta bancária prioritária para esse tipo de transação auxilia no controle de gastos. Com isso, você conseguirá identificar especificamente os gastos líquidos da folha de pagamento.

É importante lembrar que, para as empresas, o valor repassado para os colaboradores não é o total das despesas. Para os empresários, o custo com os funcionários engloba outros custos com impostos e obrigações.

Com uma conta bancária específica para a liquidação da folha de pagamento, fica mais fácil comprovar as informações em casos de fiscalização.

Faça uma provisão

Com o conhecimento desse processo, é fácil perceber que é necessário realizar uma provisão dos gastos. Isso significa saber quando essas despesas ocorrerão, não comprometendo seu fluxo de caixa.

No caso das despesas com férias e 13° salário, elas devem ser provisionadas desde o início do ano, mesmo que o pagamento ocorra uma vez a cada exercício. Contabilmente, é realizada a provisão mensal dos 1/12 relativos à remuneração do colaborador.

No entanto, não faça igual a algumas companhias que têm, em suas demonstrações contábeis, os lançamentos de provisões, mas financeiramente não realizam a aplicação desse valor. De forma prática, o correto seria ter o valor de provisão separado e aplicado para que, no momento do pagamento, a empresa tivesse a quantia à disposição.

Controle as horas trabalhadas

Sem sombra de dúvidas, as horas extras podem ser um rombo em seu orçamento. Muitas vezes, a empresa orça um determinado valor com a folha de pagamento e, no final do mês, seus gastos e despesas ultrapassam o esperado.

Além de o número de horas extras por dia ser estabelecido por lei, isso interfere diretamente na qualidade de vida do seu colaborador, o que pode causar diversas consequências na produtividade.

Por isso, registre diariamente as horas trabalhadas pelos funcionários. Uma dica a se seguir é informatizar sua empresa, já que isso pode significar dados mais precisos. O ponto eletrônico, por exemplo, é o mais seguro para verificar as horas trabalhadas, as faltas, as entradas e saídas, e os atrasos.

contabilidade consegue verificar o quanto a folha de pagamento interfere nos custos de produção, dessa forma, auxiliando na formação do preço de venda.

Fique atento às mudanças

O departamento pessoal realiza rotinas mensais repetidamente, porém, é importante estar sempre atento às mudanças. Muito se falou sobre o eSocial e, certamente, todos os empregadores ficaram assustados com suas exigências. Contudo, os empreendedores que tiverem um bom suporte contábil estarão equipados para declarar todas as solicitações referentes às mudanças nos direitos dos trabalhadores.

Agora que você sabe a importância do controle de folha de pagamento, vamos ajudar mais pessoas com essa informação? Compartilhe este post nas suas redes sociais. Vamos lá!

Sobre o autor

Marcella Renaux

É Inside Sales na Cont360. Formada em Administração de Empresas e Pós-graduada em Gestão de Negócios pela FGV, Marcella é especialista em construir as melhores soluções para os desafios apresentados pelos nossos clientes e que satisfaçam as suas necessidades.

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