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Passo a passo de como controlar as contas a pagar e receber da sua empresa

O controle de contas a pagar e receber é parte fundamental da gestão financeira empresarial. Sem mecanismos efetivos que permitam arcar com os custos e garantir o recebimento em tempo hábil, a cobrança de juros e multas se torna iminente e, no final, o resultado só pode ser mais endividamento.

A saúde financeira depende diretamente desse tipo de controle, sem o qual seu negócio se arrisca a entrar em colapso, considerando o longo prazo. Falta de gerenciamento é como vazamento em represa: começa discreto, sem alarde, mas quando se faz notar, já causou um estrago de difícil reparo. E, certamente, não é isso que você quer para sua empresa, certo?

Por isso, é muito importante seguir alguns passos para que você consiga realizar o controle de pagamentos e recebimentos. Sendo assim, continue a leitura do nosso material e saiba por onde começar. Confira!

1. Coloque tudo em um software

Não se pode ter o controle de contas a pagar e receber sem que os números estejam registrados. A maneira mais inteligente de se fazer isso é recorrendo um software de gestão financeira. Faça um inventário de todas as despesas que a sua empresa deve arcar mensalmente, priorizando as que cobram juros e multas por atraso mais elevados.

Junto às despesas, registre também seus recebimentos, confrontando os valores apurados para se certificar de que, no final de 30 dias, seu negócio terá como honrar seus compromissos.

2. Estipule datas de forma estratégica

Assim como sua empresa, seus clientes também não querem arcar com juros e multas por retardar pagamentos. Um mecanismo simples para garantir que seus recebimentos sejam creditados em tempo hábil, é definir datas especificas para pagamento. Com esse mecanismo simples, os vencimentos de seus boletos serão sempre os mesmos, facilitando o não esquecimento.

3. Tenha uma política de cobrança

Quando se emitem boletos, é natural que, cedo ou tarde, ocorram atrasos. O importante é que sua empresa se antecipe, evitando que os atrasos comprometam seu fluxo de caixa e, em consequência, asfixie suas finanças por falta de capital de giro.

Nesse aspecto, conta muito adotar uma política que deixe claro para os seus clientes que atrasos não passarão em branco. Para isso, medidas como envio de e-mails, WhatsApp ou mesmo ligações telefônicas funcionam como lembretes, mostrando que sua empresa está atenta.

4. Negocie com o banco

Por mais que suas contas sejam controladas, é possível que o endividamento cresça de forma extemporânea em função de imprevistos. Nesse caso, é de muita utilidade ter um canal aberto de negociação com sua instituição financeira. Você poderá negociar para:

  • pagar taxas de juros menores;
  • redefinir cláusulas contratuais em sua conta empresa;
  • solicitar empréstimos em condições mais vantajosas.

5. Estipule limites de gastos

Não se pode controlar as finanças sem que seus próprios limites sejam conhecidos. Uma vez que você tenha visualizados todos os valores a receber por período de tempo, será possível chegar a um montante. A partir dessa soma é que você definirá um teto de gastos, que só poderá ser ultrapassado caso suas receitas aumentem na mesma proporção.

Não se esqueça que dinheiro perde valor com o tempo e, portanto, é sempre recomendável trabalhar em cima da inflação e juros, principalmente, quando se trabalha com pagamento a prazo.

O controle de contas a pagar e receber ajustado permite que sua empresa mantenha postura preditiva. Com o tempo, você verá que seu balanço apresentará folgas, permitindo investir em aplicações financeiras ou no crescimento do negócio.

Quer mais dicas e orientações sobre o controle de pagamentos e recebimentos? Acesse agora o material em que mostramos como otimizar o controle das contas a pagar e receber!

Sobre o autor

Marcella Renaux

É Inside Sales na Cont360. Formada em Administração de Empresas e Pós-graduada em Gestão de Negócios pela FGV, Marcella é especialista em construir as melhores soluções para os desafios apresentados pelos nossos clientes e que satisfaçam as suas necessidades.

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