Entenda agora a importância da adaptação ao eSocial

Sua empresa já aderiu ao eSocial ou ainda está no grupo das que só serão obrigadas a adotar o sistema em julho? O prazo está curto, mas ainda dá tempo para se informar melhor e garantir adaptação mais rápida.

O eSocial é um dos desdobramentos do projeto SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital, que envolve o Ministério do Trabalho, Receita Federal, Caixa Econômica Federal e o Instituto Nacional de Seguridade Social – INSS. Tem como principal objetivo consolidar as obrigações acessórias da área trabalhista em uma única plataforma, padronizando os procedimentos de recepção das informações de toda a parte trabalhista, previdenciária e fiscal sobre a folha de pagamento.

No entanto, mudanças sempre trazem um desconforto e também oportunidades. Quer conhecer suas principais vantagens e por que utilizá-lo em sua empresa já? Prossiga na leitura!

Cronograma do eSocial

O sistema começou a operar para grandes empresas desde janeiro de 2018, ou seja, se sua empresa faturou R$ 78 milhões ou mais no ano de 2016, ela já está obrigada desde o começo do ano de 2018, entretanto, se sua empresa ainda não atingiu esse faturamento, a obrigatoriedade ocorre a partir de Julho de 2018.

O eSocial requer a transmissão de um grande volume de informação entre as empresas e o ambiente digital do seu sistema, por isso, o Governo estabeleceu um cronograma para que as empresas pudessem cumprir tal exigência de forma mais tranquila.

Grandes Empresas – Com faturamento anual superior a R$ 78 milhões

  • Jan/2018 – Envio de informações cadastrais e tabelas relativas à empresa;
  • Mar/2018 – Informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos;
  • Mai/2018 – Envio de folhas de pagamento no formato Digital;
  • Jul/2018 – Substituição da GFIP – Guia de Previdência Social;
  • Jan/2019 – Envio de dados de segurança e saúde do trabalhador.

Demais empresas e pessoas físicas que possuem empregados

  • Jul/2018 – Envio de informações cadastrais e tabelas relativas à empresa;
  • Set/2018 – Informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos;
  • Nov/2018 – Envio de folhas de pagamento no formato Digital;
  • Jan/2019 – Substituição da GFIP – Guia de Previdência Social;
  • Jan/2019 – Envio de dados de segurança e saúde do trabalhador.

Adesão dos Entes Públicos

  • Jan/2019 – Envio de informações cadastrais e tabelas relativas à empresa;
  • Mar/2019 – Informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos;
  • Mai/2019 – Envio de folhas de pagamento no formato Digital;
  • Jul/2019 – Substituição da GFIP – Guia de Previdência Social;
  • Jul/2019 – Envio de dados de segurança e saúde do trabalhador.

Com você pode observar no cronograma acima, se sua empresa faz parte do grupo “Demais Empresas”, inclusive se for ME ou EPP optante pelo regime tributário Simples Nacional, o prazo para dar os primeiros passos na implantação do eSocial é dia primeiro de julho de 2018.

Facilita o controle sobre o cadastro de funcionários

O eSocial vem tornando muito mais fácil a vida dos profissionais de RH e de Contabilidade. Com ele, todas as rotinas de admissão, rescisão, férias e cálculo da folha de pagamento terão uma única fonte de dados, evitando erros, retrabalhos e o envio das mesmas informações para diversos órgãos públicos distintos. Veja as principais mudanças previstas:

  • O Livro de Registro de Empregado passará a ser digital;
  • Folha de Pagamento Digital;
  • Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF);
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)

É importante salientar que a substituição de todas as obrigações acessórias acima ainda depende de regulamentação para serem extintas e incorporadas no ambiente do eSocial. Isso deve acontecer somente quando todos os grupos estiverem usando o novo sistema, pois a lei que instituiu o eSocial prevê essa substituição, entretanto, deixou para que cada órgão envolvido no processo determinasse a data de sua extinção.

Requer mais organização e planejamento das empresas

Se por um lado o eSocial traz simplificação e padronização, por outro, exige que as empresas se antecipem no fornecimento das informações de cada decisão ligada ao setor de RH, por exemplo, ao contratar um novo funcionário, o empregador deve enviar ao eSocial todos os dados cadastrais dele antes do seu início efetivo na empresa ou, avisar seu empregado sobre suas férias trintas dias antes do efetivo inicio do gozo. Esses são alguns exemplos, na prática, não haverá mais espaço para o “jeitinho”, pois em se tratando de escrituração, todo cuidado é pouco. A Receita Federal estipula multas salgadas para quem deixa de cumprir com as obrigações trabalhistas, fiscais e tributárias.

A multa para a empresa que deixar de apresentar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal os documentos que contenham as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, ou os esclarecimentos necessários à fiscalização pode chegar até R$ 23.313,00, por isso, não há espaço para deslize.

O acesso ao sistema e a transmissão dos dados poderá ocorrer via Certificado Digital, assim, as informações terão validade jurídica. O Certificado Digital garante proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, permitindo que pessoas e empresas se identifiquem e assinem digitalmente de qualquer lugar do mundo com mais segurança e agilidade.

Aumenta a transparência e a segurança jurídica

Com a eSocial, empregadores e empregados ganham mais segurança, uma vez que o sistema eletrônico facilita também a fiscalização pelo ministério do trabalho. Para as empresas, o ganho em tranquilidade é percebido pelos processos mais ágeis e padronizados das suas obrigações para com o empregado e o governo.

Já o trabalhador pode se sentir mais seguro em relação ao cumprimento do que determina a CLT, uma vez que as empresas estão mais expostas à vigilância dos órgãos públicos.

Portanto, se sua empresa ainda não está inscrita no ambiente do eSocial, acesse o portal do Governo Federal, certifique-se de cumprir os requisitos e providencie sua adesão.

O apoio de especialistas garante a plena adequação às exigências para aderir ao eSocial. Faça contato com a Cont360 agora mesmo, quanto antes seu negócio estiver alinhado ao programa, melhor!

Sobre o autor

Josinei Soares

Diretor Executivo na Cont360. É pós-graduado em Controladoria pela FIA/USP, com Bacharel em Administração de Empresas e Marketing pela Universidade Anhembi Morumbi, Contabilista e membro do Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo.

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