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Como melhorar processos financeiros e administrativos em PMEs?

Independentemente do ramo de atividade, as PMEs estão continuamente em busca de resultados. No entanto, para que tais resultados sejam benéficos, é necessário alinhar os processos financeiros com a realidade do mercado.

Saber identificar os principais pontos que necessitam de controle é o primeiro passo dentro das instituições. Para isso, cabe aos gestores mapear e controlar cada departamento, pois o impacto final certamente se refletirá no setor financeiro.

Hoje, você encontrará dicas importantes para organizar os processos financeiros e administrativos da sua empresa. Continue a leitura e confira!

1. Parametrize os setores

Muitos dos fatores que interferem no fluxo de caixa da empresa estão diretamente vinculados aos setores de compras e vendas e, por isso, ter um controle efetivo desses processos é determinante para o fluxo contínuo das operações.

Primeiramente, é importante que o gestor saiba controlar os custos, assim como os estoques, estes, por sua vez, estão diretamente ligados ao setor de compras. Os custos influenciarão diretamente no resultado da empresa, já o controle de estoque se faz necessário para que não haja excesso de mercadoria parada e nem falta de mercadoria.

Com uma falta de controle dos estoques, o setor de vendas pode ser diretamente afetado, prejudicando suas operações comerciais. Ainda relacionado a esse setor, é importante o controle dos clientes inativos, ou seja, procurar formas de aproximar novamente esses clientes. Além disso, é fundamental monitorar o período de maior comercialização para a loja.

De maneira geral, um departamento precisa do outro e ambos necessitam estar alinhados para, desta forma, aprimorar os processos internos e refletir no departamento financeiro.

2. Organize os processos

Para o sucesso das operações é necessário que você estabeleça processos dentro da rotina diária da sua empresa. Essa etapa pode levar algum tempo, porém seus resultados poderão ser visualizados em longo prazo.

O primeiro passo é mapear todas as operações da empresa, ou seja, realize o mapeamento do caminho que o produto ou serviço realiza dentro da sua empresa. Desta forma, você estará conhecendo detalhadamente seus processos.

Após estabelecidos e mapeados os processos, é essencial que você monitore os resultados pois os processos não são definitivos e poderão ser modificados para a melhoria das atividades conforme o decorrer do tempo.

3. Utilize um sistema de gestão

A tecnologia está cada dia mais integrada às empresas, por isso, é importante que cada gestor saiba utilizá-la a seu favor.

Utilizar de um sistema de gestão financeira é primordial para o acompanhamento das finanças da sua empresa. É por meio dele que você conseguirá emitir relatórios específicos de qualquer área de forma rápida e com maior segurança nas informações.

Esse tipo de sistema também disponibiliza recursos dinâmicos que configura a agilidade no processo, isso se dá diante da possibilidade de no mesmo sistema você conseguir controlar diversas áreas, sejam elas:

  • contas a pagar;
  • contas a receber;
  • fluxo de caixa;
  • controle de estoque;
  • emissão de boletos;
  • emissão de notas.

Como os sistemas de gestão trabalham de forma integrada, eles diminuem consideravelmente o percentual de erros causados por informações equivocadas.

4. Alimente o fluxo de caixa

O fluxo de caixa basicamente significa a união de todas as operações executadas nos diversos setores, por isso, a adequação entre as entradas e saídas de recursos da empresa se faz por meio dele.

Como seu objetivo principal é auxiliar o gestor na tomada de decisões, é importante que ele seja constantemente atualizado, pois as alterações acontecem diariamente. De maneira geral, o fluxo de caixa demonstra os débitos e os créditos da empresa e suas datas de vencimentos, por isso é necessário um acompanhamento diário.

5. Contrate uma consultoria

Mesmo o mais bem preparado dos gestores muitas vezes necessita de um auxilio, pois dar conta de todos os processos empresarias não é uma tarefa fácil.

Diante disso, surge a necessidade da contratação de uma consultoria empresarial, uma vez que ela poderá detalhar as práticas que melhor se adaptam na realidade do seu negócio.

Normalmente, essas empresas contam com equipes especializadas nos diversos ramos e podem ser o suporte que você precisa para projetar avanços específicos na sua organização.

Gostou de nossas dicas de como melhorar os processos financeiros da sua empresa? Então leia Entenda a importância da contabilidade aliada a estratégia da empresa.

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Sobre o autor

Marcella Renaux

É Inside Sales na Cont360. Formada em Administração de Empresas e Pós-graduada em Gestão de Negócios pela FGV, Marcella é especialista em construir as melhores soluções para os desafios apresentados pelos nossos clientes e que satisfaçam as suas necessidades.

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