Case de sucesso – L’hepatique

Veja como a L’HEPATIQUE saiu de uma estrutura de 4 médicos para 57 médicos e se tornou um importante prestador de serviços médicos para grandes hospitais públicos.

História

L’HEPATIQUE é um empresa na área médica fundada por 4 médicos no ano de 2003. Desde a abertura da empresa, os 4 médicos trabalhavam de forma independente, usando o CNPJ da empresa basicamente para cobrar os seus honorários. Na prática, não se tratava de uma sociedade médica e sim de um grupo de amigos que compartilhavam um CNPJ.

No ano de 2018, o grupo de amigos resolveram que precisavam empreender na atividade médica, ou seja, transforma aquela que era uma atividade individual em uma atividade empresarial, então, resolveram participar de uma concorrência pública para atender hospitais em municípios da grande São Paulo.

O primeiro desafio da nova decisão foi que para participar de uma concorrência pública, não bastava eles serem excelentes médicos, eles precisavam comprovar capacidade de executar o contrato público e, para isso, tiveram a necessidade de apresentar as informações contábeis da empresa. Foi então que descobriram que a contabilidade contratada na época não tinha feito a escrituração contábil da empresa, documento essencial em qualquer concorrência.

Foi exatamente nesse momento que o médico responsável pela empresa chamou a Cont360 para ajuda-lo nesse novo desafio.

 

Com esse salto bem relevante na quantidade de médicos, a empresa não conseguiu se adequar a tempo e seu controle financeiro e entregas fiscais não condiziam com a atual realidade do grupo.

No início, com o quadro societário menor, os respectivos valores eram repassados entres eles de acordo com os seus atendimentos.  Porém, no cenário posterior era imprescindível um contador focado e engajado no negócio da empresa para que as consequências não fossem agravadas.

Desafios:

  • O primeiro desafio encontrado foi de refazer a contabilidade dos últimos 3 anos em 45 dias, sendo que a documentação financeira era inexistente e precisávamos reconstruir os fatos contábeis junto aos bancos, fornecedores e clientes. Esse processo é necessário para que a empresa tivesse seu balanço contábil e sua situação fiscal regular, somente assim, ela poderia fornecer serviços médicos para os hospitais públicos.
  • O segundo desafio era, após o fechamento contábil dos últimos 3 anos, implementar um modelo de gestão financeira que atendesse ao novo tamanho da empresa, já que ela tinha ganhado a concorrência e passou de 4 médicos para 53 médicos.

Soluções encontradas:

A solução para o primeiro desafio foi montar uma equipe de especialistas, que tinha na sua composição contadores, tributaristas e analista financeiro. Juntos, essa equipe estruturou toda a movimentação financeira, contábil e fiscal e refizeram todo a escrituração da empresa dentro do prazo combinado.

Para o segundo desafio, oferecemos um dos nossos planos de serviços, que chamamos de Smart Vision, que além utilizar a metodologia O.P.C, esse plano entrega relatório do resultado financeiro customizado para os diretores da empresa.

Para iniciar o processo de implantação da metodologia, foram realizadas reuniões com a pessoa responsável pela área financeira da empresa médica, onde nossa equipe mapeou todo os processos de contas a pagar, contas a receber e faturamento, depois disso, fizemos a implementação de um software de gestão financeira online, possibilitando a total automação das atividades do departamento financeiro, tais como conciliação bancária automatizada, agendamentos de pagamentos e recebimentos recorrentes e emissão de notas fiscais eletrônicas direto pelo sistema.

Após termos realizado esses trabalhos, tivemos mais uma grata surpresa, o cliente decidiu que gostaria de terceirizar as atividades do departamento financeiro e contratou um outro plano de serviço nosso, o de BPO Financeiro.

Com o serviços de BPO Financeiro, o nosso time passou a executar, também, todas as atividades do departamento financeiro, tais como inserir os compromissos de pagamentos e recebimentos no sistema de gestão financeira, incluir os agendamentos no internet banking, mantendo total controle dos gastos e alimentando a previsão do fluxo de caixa, bem como passou a fazer a conciliação bancária diariamente.  Com isso, o cliente é avisado que todos os gastos estão lançados e a única coisa que ele precisa fazer é autorizar os pagamentos pelo celular, de forma rápida, simples e sem perder tempo.

 

Resultados:

Após a implementação da metodologia O.P.C. (Organização, Planejamento e Controle) e do serviços de BPO Financeiro, a L’HEPATIQUE passou a ser uma empresa com total controle financeiro das suas operações, além de manter suas obrigações acessórias, fiscais e previdenciárias em dia.  Com a contabilidade atualizada, o cliente pode utiliza-la para participar de novas concorrências. Em 2019 a empresa passou a atender também o hospital regional do município de Registro, na grande São Paulo, dando mais um salto no seu faturamento.

Além dos hospitais citados, a L’HEPATIQUE está planejamento o seu crescimento acelerado para os próximos anos, onde pretende se tornar um dos melhores grupos médicos na sua especialidade, prestando serviços para mais hospitais.

Sobre o autor

Marcella Renaux

É Inside Sales na Cont360. Formada em Administração de Empresas e Pós-graduada em Gestão de Negócios pela FGV, Marcella é especialista em construir as melhores soluções para os desafios apresentados pelos nossos clientes e que satisfaçam as suas necessidades.

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